適格請求書の作成方法｜個人事業主・フリーランスが発行するインボイスについて

2023年10月1日から運用が始まったインボイス制度により、個人事業主やフリーランスにとって「適格請求書（インボイス）」の作成が重要な業務となりました。

適格請求書は、従来の請求書に比べて必須記載項目が多く、取引先の税務処理に大きな影響を及ぼすため、適切な作成方法をここで理解しておきましょう。

適格請求書とは

適格請求書（インボイス）とは、取引の透明性を高める目的で導入されたインボイス制度において用いられる請求書のことです。

従来の区分請求書に記載される内容に加えて、登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等が記載されていなければなりません。取引ごとの「適用税率」と「消費税額」を明確にするためです。

インボイス制度の下では、この適格請求書がなければ、買い手は消費税の仕入税額控除を受けることができません。

適格請求書が発行できる人

適格請求書を発行できるのは、業務形態にかかわらず、国税庁に登録された「適格請求書発行事業者」のみです。

この資格を得るためには、事業者が消費税の課税対象でなくてはなりません。そのため、現在免税事業者である個人事業主やフリーランスが適格請求書を発行するには、まず課税事業者に変更する必要があります。

適格請求書の作成方法

適格請求書について、特定の様式が法令で定められているわけではありません。重要なのは、適格請求書として必要とされる項目が全て記載されていることです。最低限、必要事項を記載することに留意し、ツールなども使って効率的に見やすい請求書を作ると良いでしょう。

以下でその必須の項目やその他の項目、そして前提として必要な「適格請求書発行事業者としての登録」についても説明していきます。

適格請求書発行事業者として登録する

適格請求書を発行するには「適格請求書発行事業者」として登録されている必要があります。そしてこの登録を受けるには、次の条件を満たさなくてはなりません。

1. 課税事業者であること
2. 税務署に「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出して登録申請をすること

登録が完了すると、登録番号が記載された「登録通知書」が発行され、適格請求書発行事業者として国税庁の公式サイトにその情報が掲載されます。

必須の項目を記載する

適格請求書は、従来の区分記載請求書の記載項目に、登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等を追加記載する必要があります。下の表を参考に必要な項目が記載できているかどうか、確認しておきましょう。

記載項目	区分記載請求書	適格請求書
発行事業者の氏名または名称	◯	◯
取引年月日	◯	◯
取引の内容	◯	◯
税率ごとの取引金額	◯	◯
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称	◯	◯
発行事業者の登録番号		◯
税率ごとに区分して合計した適用税率		◯
税率ごとに区分した消費税額等		◯

各項目の記載方法については次の通りです。

1. 発行事業者の氏名または名称：
   発行事業者の名前（個人の氏名または法人の名称）を記載。住所や電話番号は任意。
2. 取引年月日：
   具体的に取引が実施された日付を明記する。一括請求の場合でも、各取引の日付が必要。
3. 取引の内容：
   取引された商品やサービスの詳細を具体的に記述する。
4. 税率ごとの取引金額：
   標準税率と軽減税率に分けた取引金額をそれぞれ記載。
5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称：
   請求書の受取人、つまり購入者の名前を記載。
6. 発行事業者の登録番号：
   国税庁から発行された13桁の登録番号（Tから始まる）を記載。
7. 税率ごとに区分して合計した適用税率：
   各税率に適用される合計価格と税率を明示する。
8. 税率ごとに区分した消費税額等：
   それぞれの税率に応じた消費税額を記載する。

その他の項目を記載する

法的に必須である項目の他にも、支払い等を円滑に行うために、記載しておくと便利な項目を紹介します。

• 請求書番号：
  複数の請求書を管理するときでも追跡しやすくするため、番号を付ける。
• 振込の期限：
  トラブルを防ぐため、支払いの期限を設定する。
• 振込先の口座：
  支払いを行う側の便宜を図るため、口座情報を提供する。
• 振込手数料の負担者：
  手数料の負担者を明示する。

適格簡易請求書との違い

「適格簡易請求書」は、通常の適格請求書と比べて記載要素が簡略化された請求書のことです。次のような特徴を持ちます。

• 受け取る事業者の氏名や名称の記載は不要
• 税率ごとに区分した総額において適用税率の明記が必要ない
• 税率別の消費税額の記載は適用税率の記載で代替できる

主に飲食店やタクシーなど、特定の業界でのみ発行が許可されています。これらの業種では、多くの顧客に迅速に対応する必要があることから、簡略化が許されています。特に顧客数が多い業種での事務作業の負担を軽減するために重要です。

適格請求書を作成するときの注意点

適格請求書の作成において注意しておくべきポイントがいくつかありますので、紹介していきます。

1つは、押印の有無です。法的には必須ではないものの、公式の文書としての認識や偽造防止のため、印鑑を押すことが一般的です。

また書面を送付する場合についてですが、封筒の表面には受取事業者の宛先、担当者名、法人名（略称を避ける）を記載し、「請求書在中」と記載します。担当者宛の場合は「様」、部署宛なら「御中」を付けましょう。裏面に、送付元の住所、事業者名、担当者名、送付日付を記載します。

最後に、源泉徴収に関する注意です。請求書に源泉徴収税額を記載する義務は法的にはありませんが、支払い元が法人の場合、源泉徴収対象の取引については税額を記載することが望ましいでしょう。

発行した適格請求書は7年間保存しないといけない

取引に際し売り手が適格請求書を発行した場合、売手と買手双方に保存義務が発生します。適格請求書を受け取った買い手はその原本を、発行した売り手は写しを保存します。

保存期間は、請求書発行日が含まれる課税期間の最終日の翌日から数えて、2ヶ月が経過した日から7年間と定められています。少し分かりづらいので、例を使って説明します。

例）適格請求書の発行日が2023年11月10日の場合

課税期間の最終日は2023年12月31日。その翌日の2024年1月1日から数えて2ヶ月後の日が基点となるため、2024年3月1日から7年間保存しなければならない。

請求書の発行方法は一度見直しておこう

請求書は会計や税務処理に直結する重要な役割を持っています。インボイス制度が導入されたことで、適格請求書の発行および保管に関する規則はより厳しくなっていますので、今一度ルールを確認し、発行や保管についての体制を整備しておきましょう。